Bloc GTD et gestion de projets

Introduction

Comme nous l’avons vu dans la section sur le carnet de capture, l’anxiété est réduite si on transfère nos obligations de notre tête et qu’on les organise dans un système fiable et hermétique. Mon système de gestion de tâches et de projets est une application presque exacte des techniques enseignées par David Allan dans Getting Things Done.

Révision rapide du système GTD

Voici un rappel du processus de traitement des intrants avec GTD. C’est à dire le traitement et l’organisation du stuff, les notes et les messages qui arrivent dans les boîtes de réception.

© David Allen co.

Il est important de noter qu’il y a exactement 7 types de choses gérées avec GTD, et qu’il y a une frontière dure délimitant ces catégories.

  1. Projets
  2. Matériel de projets
  3. En attente
  4. Calendrier
  5. Actions
  6. Référence
  7. Idées

Tout item que vous ne pouvez pas placer définitivement dans une catégorie ci-haut appartient à:

  • Stuff, de l’information non traitée et non-actionable comme telle.
  • Trash

Matériel

Parmi les 7 types de choses gérées avec GDT, 4 sont des listes: projets, en attente, actions, idées. Dans le diagramme GTD ci-haut, les listes sont identifiées par un contour en couleur: bleu, jaune, vert, rouge.

Ces listes sont hautement dynamiques — beaucoup d’ajouts, de retraits et de reclassement. Dans Getting Things Done, David Allan recommande d’écrire les listes sous forme de pile de feuilles volantes, avec un item par feuille. Cela permet de manipuler, déplacer, re-prioriser, et disposer les items devant soi.

J’ai trouvé l’idée de couper du papier format lettre en quatre, et d’utiliser des chemises avec un code de couleur pour les organiser par type et par contexte. Le format 8½×11 ÷ 4 est assez grand pour écrire et assez petit pour être manipulé avec agilité, et est plus compact et écologique.

  • Chemises colorées taillées aux ciseaux aux dimensions 4¼” × 5½”.
  • Écrire exactement 1 item par feuille de papier.
  • Code de couleur pour le type de liste.
  • Utiliser plusieurs chemises d’une même couleur pour diviser une liste en plusieurs contextes. Voir la section Contextes plus bas.

Listes — Code de couleurs et méthode

Manille — feuilles vierges

J’ai une réserve de papier tranché au format 4¼” × 5½” à la maison dans une boîte.

J’utilise la chemise manille pour contenir une quantité “opérationelle” de feuilles vierges dans mon système.

Lorsque je complète un item, je raye le recto et je retourne la feuille dans la chemise manille pour utiliser le verso.

Vert — actions

La définition d’une action dans GTD est stricte. C’est un mouvement concret, avec un verbe, dont on peut visualiser l’exécution, et qui fait progresser un projet vers sa complétion.

L’état d’esprit en phase de traitement/organisation/planification n’est pas le même qu’en phase de priorisation/exécution. Lorsque vous êtes exercés à identifier, isoler les actions concrètes, visualisables, et à les énoncer

Dans la phase traitement/organisation/planification du travail, exercez-vous à:

  1. Identifier et isoler rapidement les actions concrètes et visualisables.
  2. Énoncer clairement une action par feuille de papier.
  3. Inventorier les projets (objectifs requiérant multiples actions) séparément dans la chemise bleue.

Il n’y a pas beaucoup de principes, mais ils sont importants. Une liste d’action à jour et constituée d’éléments suffisemment traités et raffinés s’utilise bien plus facilement.

Dans la phase de priorisation/exécution:

  1. Prendre le contenu de la chemise verte du contexte du moment.
  2. Priorisez-les items en fonction du temps disponible, l’énergie disponible, et l’urgence.
  3. Acceptez sereinement de ne pas travailler sur les tâches moins prioritaires. Un système complet et à jour vous permet de savoir que vous travaillez sur ce qui est plus important.
  4. La pile de cartes retenues comme prioritaires tracent un « parcours ». Chaque carte porte une action visualisable, réalisable concrètement et physiquement par l’activation du système moteur.
  5. Lorsqu’une interruption se manifeste dans notre travail:
    1. Faire un traitement instantanné, écrire les actions à prendre sur des cartes vierges.
    2. Placer les actions à effectuer maintenant sur le dessus de la pile.
    3. Lorsque l’interruption est passée, la carte suivante sur la pile vous rappelle votre activité précédente.

Bleu — projets

L’inventaire des projets. La définition de « projet » dans GTD est large. Ça inclut tout objectif à atteindre et qui nécessite plus d’une action.

Jaune — en attente

L’équivalent de Waiting For dans GTD.

Rouge — idées

L’équivalent de Someday/Maybe dans GTD.

Matériel de projet

Pour organiser le matériel de projets (notes, planification, brainstorming), j’utilise des chemise de plastique transparent.

Contextes

J’utilise des codes de couleur pour les types de listes. Cela permet de subdiviser les listes par contexte en employant plusieurs chemises d’une même couleur.

J’utilise le même système pour ma gestion de projets au travail et dans ma vie personnelle. Je sépare simplement mes actions, projets, items en attente et idées en rapport avec mon emploi dans leur propre chemise verte, bleue, jaune et rouge identifiées visuellement avec le nom du contexte ou un symbole.

Dans ma vie personnelle, j’ai également divisé ma liste d’actions pour les contextes suivants:

  • Général — peuvent être faites n’importe où, ou bien peuvent être faites par le Web ou au téléphone.
  • Maison — uniquement applicables à la maison.
  • Beancount — transactions à entrer dans mon logiciel de comptabilité.
  • Commissions — à consulter ou apporter avec moi lorsque je sors faire des courses.

En résumé

  • Un système pour gérer le travail avec anxiété minimale et une productivité maximale.
  • Permet de distinguer et organiser le travail en trois catégories, ou phases:
    1. Planifier le travail
    2. Exécuter le travail planifié
    3. Gérer les interruptions
  • Un des systèmes les plus stables et fonctionnels de ma collection.
  • Inspiré directement de Getting Things Done, une méthodologie dévelopée et popularisée par David Allen.
  • Il y a 7 types de choses gérées dans GTD.
  • Il y a une délimitation rigide entre les différents types de choses qui sont gérées avec GTD.
  • Vous pouvez considérer les règles comme étant très dures et permanente.

Systèmes numériques

J’ai essayé d’adopter et créer plusieurs outils numériques et en papier au cours des années. Le système documenté ci-dessus est l’un des plus stables que j’aie utilisé. J’en suis arrivé à former une opinion. Que je préfère avoir mon cerveau externe du côté proximité de l’interface humain–machine.

Dans un système informatisé, je perçoit inévitablement le schéma de la base de données sous-jascente. Le modèle mental change et s’adapte. Or un schéma de base de données est relativement immuable et ses contraintes se font toujours sentir dans l’interface, surtout là où le comportement du système ne concorde pas avec le modèle mental. Cela cause une interférence anxiogène lorsque la profondeur et la complexité et la fragilité du système se manifeste subitement.

Dans le contexte du travail, un système numérique ou même SaaS est parfaitement justifiable et nécessaire.

Taskwarrior

Si j’avais à recommander un logiciel pour la gestion de tâches dans le contexte personnel, ce serait Taskwarrior.

Taskwarrior is Free and Open Source Software that manages your TODO list from the command line. It is flexible, fast, and unobtrusive. It does its job then gets out of your way.

J’ai adoré l’apprendre et l’utiliser. L’idée de contextes et de projets sont présents, inspirés de Getting Things Done. Les codes de couleurs et les nombreuses listes et rapports qu’on peut produire sont étonnants.

Le concept le plus génial à mon avis est le calcul algorithmique du degré d’urgence de chaque tâche. Plus une tâche a des méta-données (identifiant de projet, tags, priorité, date d’échéance, bloquants), plus nombreux sont les coefficients d’urgence pris en compte dans le calcul. Les coefficients sont configurables, mais le logiciel a des valeurs par défaut réfléchies.

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